Le rythme effréné du monde d’aujourd’hui fait bien souvent oublier des détails très importants qui sont susceptibles de freiner vos activités commerciales. La réussite ou l’échec d’une opération est de plus en plus influencée par des facteurs exogènes et bien souvent, certains détails sont laissés à plus tard, ce qui à terme peut coûter très cher à l’entreprise. Un exemple concret pour illustrer ces propos est le dédouanement et les formalités administratives : en laissant ce type de formalités à plus tard, il y a un grand risque de retard de livraison qui peut aller jusqu’à plusieurs semaines et coûter très cher. Quelles sont les causes de ce genre de situations, et comment les éviter? Une explication nous est présentée par Raivis Upe, directeur du Département des Douanes de JSC Sonora.
Comme nous l’a expliqué Raivis Upe, afin d’éviter de telles situations, il est indispensable de penser au dédouanement à l’avance, avant même de l’acquisition et l’envoi de vos marchandises. « Remettre la réalisation des documents à plus tard peut s’avérer être une décision contre-productive; en effet, cela peut faire perdre du temps et entraîner des complications qui vont empêcher une réalisation simple et rapide des formalités. Parmi les documents nécessaires à la préparation du dédouanement, vous trouverez des documents concernant le transport des marchandises, des contrats passés avec des pays tiers, des pouvoirs mandataires etc. Après la réception de ces documents, il faut les traiter ce qui peut prendre parfois jusqu’à plusieurs semaines. D’où l’importance de la préparation des documents avant l’envoi des marchandises ». R. Upe a également parlé de cas dans lesquels les clients se retournent vers les commissionnaires douaniers pour les aider: « Les marchandise sont transportée depuis un pays tiers via transport maritime, aérien, routier ou express. Après un certain temps, elles arrivent à destination et doivent être dédouanées. Le client souhaite en disposer directement : les problèmes commencent. Les marchandises doivent être dédouanée, les documents vérifiés, les taxes payées etc. Le client perd son temps, plusieurs jours ou semaines, avant de recevoir sa commande. Et c’est à ce moment-là qu’on se rend compte que laisser la préparation des documents à plus tard est un mauvais choix.”
En réalisant le dédouanement et la préparation des documents export à l’avance, vous pouvez économiser du temps et des coûts à réception de vos marchandises. C’est pour cette raison que R. Upe recommande à chaque client susceptible de recevoir des marchandises de suivre les étapes suivantes: « Tout d’abord, contactez le commissionnaire en douane avant l’envoi des marchandises. Ensuite, préparez tous les documents nécessaires en fonction de la législation du pays en question. Assurez-vous que les documents soient remplis en bonne et due forme. Ces étapes qui peuvent paraître simples et évidentes mais peuvent vous permettre d’économiser de l’argent en évitant des pénalités douanières, certains contretemps et tous les coûts supplémentaires qui s’en suivent ».
Nous avons demandé à R. Upe si des problèmes pouvaient arriver, même en respectant ces différentes étapes: celui-ci nous a répondu que si cela venait à arriver, vous devez coopérer avec les professionnels du secteur: « En ayant une bonne maîtrise des formalités des différentes institutions publiques et de leurs démarches, vous pouvez économiser du temps et de l’argent. Par exemple, JSC Sonora assure un dédouanement efficace en entretenant de bonnes relations toutes les institutions douanières. Nous sommes donc capables de préparer des déclarations rapides et efficaces car nous le faisons régulièrement pour nos clients ».
